忙しいを理由に口頭でのやりとりが増えると危険な理由

2013年5月14日

photo credit: Guillaume Brialon via photopin cc

作業を依頼される際に、口頭だけでやりとりする情報量が増えてきたら危険信号だと感じています。現場をコントロールしている人が優先順位づけを自覚していない可能性があるからです。

一番最初にすべきこと

仕事をする場合に生産性を上げるショートカットは、作業の分解と属人的なタスクを減らすことです。属人的でない作業が増えれれば増えるほど、仕事を人に任せたり、優先順位の入れ替えがし易くなります。

あるいは未来の自分は他人であるという言葉があるように一人で作業をする場合でも、時間が立てば人間は少し前のことなどすっかり忘れてしまうものです。効率的に作業を行うためにはきっちりタスクを切り分けて、記録しておく必要があります。

このもっとも初歩的な方法がドキュメント化です。

口頭だけのコミュニケーションコストは高い

口頭のみで重要なやりとりがされている場合の一番の問題点はコミュニケーションにかかるコストが高いことと履歴が残らないため後からの確認がしづらいことです。

このため、時間がないから口頭のみで指示が飛び交っている現場をみたら私は警戒してしまいます。あとから絶対にいったいわないのトラブルが発生します。

またトラブルが発生したときに、履歴が確認できず問題の根本解決がしにくいのもこのパターンです。

忙しいは理由にならない

これまでを踏まえて、作業の指示を出している人が忙しいことを理由に口頭指示ばかりになっている場合、根本的にその人には作業の優先順位をつける力がかけている可能性が高いです。

忙しいからドキュメント化はあとでというのは、ドキュメント化をきっちりしていないから忙しいのであって、決してその逆ではありません。

後々のコミュニケーションコスト、作業コストを考えると最低限のドキュメント化は必須のはずです。

今日のアクション

根本的にドキュメントテーションをあまりしない、うまくない人は作業に対する適切なボリュームを考えることが苦手なことが多いです。気をつけないといけません。

和田稔

電子書籍「本好きのためのAmazonKindle読書術」著者。Kindle本総合1位を2度獲得。その他WordPressプラグイン｢Sandwiche Adsense」を開発。トライ＆エラー可能な人生を目指して活動中。世の中の問題はだいたいコミュニケーションに関わるものなので、もっと気楽にやろうをモットーにブログ「モンハコ」を運営。

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