問題の8割はコミュニケーション

Tag: アウトライナー

  • Workflowyのアウトライン共有機能が打ち合わせの時にとても便利

    Workflowyのアウトライン共有機能が打ち合わせの時にとても便利

    プレゼンのスライド作成をするときはいきなりスライドを起こすのではなく、一旦アウトライナーに構成をまとめてから作るようにしています。

    5/20に行う出版セミナーについて、現在資料の作成をしているのですが、内容の充実をはかるため、出版社である金風舎さんにも意見を伺いました。このときにプレゼンの構成を共有して話しをすすめる際にworkflowyのアウトライン共有機能がとても役だったので紹介します。

    Workflowyの共有機能

    Workflowyには作成した作成したアウトラインの共有機能があります。作成したアウトラインのリンクをメールやメッセンジャーに追加して、送信することでアウトラインを共有することができます。

    やり方は簡単で共有したいアウトラインの上にマウスカーソルを合わせると、メニューが表示されるのでこの中からShareを選択するだけです

    Workflowy share

    shareを選択すると、共有用のリンクが発行されるので、このリンクを共有したい相手に送付するだけでＯＫです。送付先のユーザーが編集できるようするかどうか、リンクの下にあるOtherscanという項目で設定することができます。

    Share mode

    私は現在Workflowyは無料版しか利用していないのですが、有料のproアカウントではリンクを共有できる人を制限できる機能があります。どうしても特定の人以外には見せたくないという場合などは有料版の利用がいいかもしれません。

    スライドの共有よりも手軽

    プレゼン内容の事前共有するときにスライドを直接やりとりするケースが過去に何度かあったのですが、正直スライドで配布される資料って手元のPCで見るときは見やすいとは言えません。

    章立てなどの構成も、スライドの前後を行き来して確認したりする必要が出てきて結構時間がかかります。

    その点、アウトラインの共有のほうが手軽で、共有される側にとっても負担が少ないです。打ち合わせで構成を修正する場合でもその場ですぐに簡単に修正することができます。スライド自体を資料として共有していると、修正するのも一手間なのでこうはいきません。

    複数人でプレゼン内容を共有するなら、スライドの共有は最終チェックの段階での書式などのチェックだけで十分と言えるでしょう。

    今日のアクション

    アウトライナーの共有機能って、いままで使ったことなかったのですが、実際使ってみるとかなり便利でした。議事録の共有なども含め幅広い活用場面がありそうです。

    ちなみに5/20の出版セミナーの申し込みはこちらですよ。

    http://peatix.com/event/262059/

  • Workflowyでプレゼンスライドの構成を考える

    Workflowyでプレゼンスライドの構成を考える

    photo credit: Visuelles Notieren mit Neuland-Produkten via photopin (license)

    プレゼンテーションのスライドを作る際に、いきなりスライドを作ってはいけないとよく言われます。ますは、全体の構成を考え、それから作りはじめるほうが良いと。

    私も人前で話す機会があるときは、まずは全体の構成を纏めてから資料を作っています。これまで、事前の構成を考えるにはマインドマップで纏めていたのですが、今回クラウドアウトライナーWorkflowyで作ってみました。

    結果、予想以上に快適だったので、その方法を紹介します。

    Workflowyとは

    Workflowyとは、クラウドベースのアウトラインプロセッサのことで、Webブラウザから利用することができます。思いついたことをどんどんメモして、それを階層構造上にまとめていけるので、とても便利です。

    イメージとしてはWordでメモを書いて、どんどんその下にインデントをつけていっているイメージです。

    Workflowy

    文章を書く際の構成などに使うのが主な用途ですが、その他にもアイデアを整理したり、タスク管理に利用するなんて人もいたりします。Wordなどで階層構造の文章をつくることは可能なのですが、Webブラウザ上で動的に展開できるためいくらでも深く階層をつくったり横に展開できるのが魅力です。

    スライドの構成を考えるのにマッチする

    今回私はWorkflowyを使ってスライドの構成を考える際、「メインの章立て」→「１スライドのメインメッセージ」→「詳細」の階層になるように作っていきました。

    プレゼンのスライドを作成する際、１スライド１メッセージにするという定石があります。１つのスライドに複数のメッセージを入れても、聞き手に伝わらないからです。

    Tree2

    そこで、スライドの構成を考える際にWorkflowyに1スライドで伝えたいことを１つのノードにして、書き込んでいきます。具体的な内容は、このメインのノードに下の階層でどんどん肉付けをしてやります。

    こうするとスライドの順番の入れ替えもどんどんできるので、とても構成を考えやすくなります。構成がまとまり上がったらあとはスライドに落とし込むだけです。

    作ってみて思いのほかサクサクまとまるので、驚きました。

    マインドマップとの比較

    これまでこういった作業は全てマインドマップでやっていたのですが、今回Workflowyを使ってみた結果、もの凄く手早くつくることができました。

    反面、今回作ったスライドの内容は以前にも話したことがある内容をよりブラッシュアップした内容のものであり、内容をゼロから考えたとは言いがたい部分があります。ある程度、話す構成が頭に浮かんでいたので、それを再整理したとも言えます。そしてそういう状況のときにはWorkflowyはとても便利だと言えます。特にWebブラウザから簡単に使えるのでとても楽です。

    一方でまだまだ、話内容が決まっていなくてゼロから考えないといけないという状況では、マインドマップのほうが合っている気がします。場合によってはマインドマップ→Workflowy→スライド作成という流れもあるかもしれません。

    まぁWorkflowyもあくまでツールなので自分の状況に応じて最適なものを選択していくのがいいのは間違いないでしょう。

    今日のアクション

    という訳で今週の土曜日のWrdBench埼玉の勉強会に向けて鋭意資料作成中です。来てもらった方には損をさせないつもりですので、是非お越し下さい。

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    WB埼玉2016 Vol.2 「ブロガーに聞く、コンテンツの生み出し方とブログ運営のポイント」 – WordBench 埼玉 | Doorkeeper