photo credit: jessica wilson {jek in the box} via photopin cc
ToDo管理はわりと得意なほうなのですが、タスク管理はなかなか自分のやり方ができません。気分にムラっけがあるので、作業に必要以上に時間かかったり、またその逆もよくあります。
いろいろとやりたいことはあるのに、気付くと何も手をつけておらずToDoをみるのがいやになるということがよくあります。
会社員のための究極のタスク管理 「君ならまかせて安心」と言われる仕事術 5つのコツで「時間」と「情報」は自由に使える！ (impress QuickBooks)
著者の濱中さんは、会社員をしながら、セミナーやイベント運営、さらに子育てまでしているスーパー会社員で、タスク管理の達人としても一部の界隈では有名人です。どうしたらそういうマルチプレイヤーになれるのか興味があって購入しました。
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自分が使える時間ってどのくらいあるの？
原因は、自分が自由に使える時間をきちんと把握できていないことにありました。例えば、当時の私は１日のうちでメールをチェックし、返信をしている時間が少なくとも30分はありました。また、トイレに行ったり、小休憩したりする時間が１日のうち30分ありました。そして、誰かに話しかけられたり、仕事を頼まれたりする時間が２時間ほどありました。ということは、７時間30分の労働時間のうち、私が自由に使える時間は、実質４時間程度しかなかったのです。
私自身が自分が使える時間を強く意識し出したのはブログを始めてからです。ブログをコンスタントに更新するのは、自分のプライベートの時間からまとまった時間を捻出する必要がある訳ですが、ブログを始める前はほとんどそういうことを意識していませんでした。
仕事が忙しいときにあらかじめ残業することを前提で頭の中でスケジュールを組み立てることはざらでした。私に限らず、日本では多くの人がそういう考え方をしている節がありますが、ブログを書くようになってそういうのは思考の悪癖だと感じるようになったのです。
これはもちろん仕事の優先順位が高いという部分もあるのですが、私の場合本音として、
家に帰ってもそんなにやることない
と考えていた節があります。この心理が自分の自由な時間の管理は雑でいいという発想につながっていました。ブログを始めるにあたり、必要な作業時間を正確に把握して、不要な残業は悪というマインドセットを強く持つようにしました。
ルールを作れば時間は圧縮できる
「プロジェクトノート」の分類決めが、片付け清掃における「モノの置き場所を決めること」だとすれば、レビューは「掃除・収納」です。モノの収納場所が決まっていても、きちんと収納を行わなければ家は雑然としてしまいます。
仕事の現場でトラブルが発生した場合に、犯人捜しをして特定の人を責めるというケースをたまに見かけます。ですが、余程当事者が悪意を持っていない限り客観的に見て、
そういうトラブルが起きた場合の運用ルールを決めていないことに問題がある
のではと感じることがあります。つまりトラブルを防止する仕組みがないということです。
部屋の整理ができてない人の大半はモノの置き場が決まっていないそうです。情報、仕事においては作業手順などがこれにあたります。そもそも作業手順を決め、資料を作りどこを参照すれば良いかが明確になっていれば、多くの問題が防げるし、時間も効率的に使えます。
ところが、作業手順を決めたり、資料を作り、参照先を決めるという行為は最初の段階では時間的にかなりのオーバーヘッドになってしまいます。トータルで見れば時間短縮できることでも、スタートの段階で手間なため省略されてしまうことが多いのです。
結果トラブルが発生した際に犯人捜しをしてしまうという事象が発生してしまいます。
まず最初の手順を決める。これを徹底したいです。
行動記録は手書きから
これまで自分のセミナー等で何人かの人に行動記録をとることを勧めてきましたが、手書きから始めた人ほど定着率が高かったようです。実際に、「新しいツールを使うと記録をとることを忘れてしまうので、やはり手書きから始めた」とおっしゃっていた方は何人もいました。
この一文は、私にとって目から鱗でした。
私がタスク管理がうまくできない理由が作業記録を取るのが苦手ということがあります。これまでiphoneで様々なツールを試したのですが、どれもいまいちしっくり来ません。タスク管理を実践している方々と知り合ったときに、ほとんどの方がiphoneでなんらかのアプリを利用していたので私もかぶれていろいろ試してみたのですが、どうにも定着していません。
結局慣れていないのに、デジタルツールから入ろうとした当たりで失敗しているようです。ほぼ日手帳のウィークリーリフィルに手書きで記録するところから試してみることにします。
今日のアクション
濱中さんの場合、仕事、イベントの主宰のほかに子育てというビックプロジェクトを抱えているのがすごいところです。子育ては経験がないのでわからないですが、それもタスク管理に取り入れているのはスゴいです。
ただ、会社員、セミナー講師、父親というマルチな視点で書かれている分、様々な人が自分のライフスタイルに取り入れ易い部分を見つけられるという点で良書と言える一冊です。
浜中省吾 インプレスコミュニケーションズ 2013-08-08
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