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日々の生活の中で、やりたいこと、やらなければならないことが増えすぎてしまった場合、何から手をつけていいかわからなくなって、結局何もしないということがあります。こういう状態が好ましくないので、タスク管理を生活に取り入れようとしています。

そもそもなぜこんな状態になるのか突き詰めると

何をどこに記録してあるかわからなくなる

という問題にたどり着きます。

仕事や生活にGTD的なタスク管理を取り入れようとした場合、かならずその情報は何かということを分類する必要があります。私の現在、

自分に飛び込んで来る情報の分類と保管場所を明確にする

ことに着手しています。

振込を忘れそうになる

先日銀行口座の引き落とし日の前日まで振込を忘れているということがあってかなり焦りました。前日で気付いたのでよかったのですが、かなりヒヤッとしました。

口座振込自体は毎月のことなので、これまで忘れるということはなかったのですが、今月はいろいろとイレギュラーなイベントと重なり、結局前日まで放置という事態になりました。

毎月当たり前のようにしていることのほうが、一旦生活のリズムが崩れると一気にど忘れしてしまうものだです。

こういうときこそ、この情報はここに戻れば必ずあるという状態を作っておく必要があると痛感しました。

この問題を解決するには何の情報をどこに置くかをハッキリさせて置く必要があるのです。事故が発生する前にこのことを整理しておくことに決めました。

抑えたい情報を分類する

大事なことを忘れてしまわないように、日常生活で抑えておきたい情報を分類して見ました。

1.スケジュール

決まった時間のアポイントメントです。人と遊びに出かける。病院にいくなどはここに入ります。手帳に書き込んだりすることはこれが多くなることが多いのではないでしょうか。レギュラーな場合を除き、なかなか時間を動かすことができません。

2.メモ

ブログを書いていることもあり、思いついたこと、気づいたことなど、ひらめいた瞬間に残して起きたいものはすべてメモを取るようにしています。

3.ログ

日記や、作業記録、写真などはログに入ります。疲労度合いや睡眠時間など自分のバイオリズムを把握したり、スケジュールを組むような場合、ログがベースとなります。

その他イライラしたときや、気分の良いときなども記録して自分の波を探るようにしています。

4.タスク(ToDo)

作業に対してまとまった時間が必要なもので、どちらかと言えば管理対象としなければ、忘れてしまったり、惰性で先送りしてしまいがちなものです。

何をどこから手をつけてよいか分らない状態は、ここの管理がうまくいっていないからです。どこかでやらないといけない、やりたいと思っているがなんらかの理由で着手できていないもの行動のことです。

5.ルーチンタスク

4と似ていますが、基本毎日しなければいけないタスクで、短時間で片付けることができ、できればほぼ無意識に確実に漏れなく終わらせてしまいことです。

例えば、帰宅時に靴を揃えること、作業が終わったら机を片付けることなどはこれに該当します。

タスク管理を始めるトリガーはどこなのかを考えてみた | モンハコ
くわしくはこちらで

上記のうち、メモは、情報としての分類が実はかなり難しいです。あとで見返すとそれがタスクになったり、スケジュールに変わったりすることも多いからです。どのタイミングで見返すかによっても重要になってきます。

情報の保管場所を決める

これらの情報の分類ができたら次はそれぞれの保管場所を決めて、かならずそこに戻るを徹底する必要があります。私の場合今のところ、

• スケジュールはほぼ日カズン(googleカレンダーで一元管理が理想なのですが、記録するのが面倒になります)。
• メモはEvernote(iphoneからSmartEverで思いついたときにその場で書いています)。
• ログは睡眠記録や、読書記録、毎日の日記はEvernote。作業記録はTaskchuteを試行錯誤中。
• タスクはウイッシュリストとして、Tooldeldo。具体的な実行計画としてTaskChute。
• ルーチンタスクは、チェックリストアプリ(CheckEver)

をそれぞれ利用しています。

まだ、100%回しきっていない部分もありますが、だいぶ整理がついてきました。

今日のアクション

上記の情報の整理がある程度できたとしても、まだ何から手つけていいかわからないことがあります。この場合は、情報を見返すことがうまくいっていないことが多い気がします。

何から手をつけていいかわからないという状態は、メモとタスクがごちゃごちゃになっているケースが多いです。レビューでこの辺を軌道修正する必要があるのですが。。。

この辺どう整理するかは現在研究中です。続きは次回

タスク管理を勉強していると、プロジェクト管理という言葉も合わせてよく出てきます。

タスク管理を勉強し始めたころ、プロジェクト管理と聞いてそれはもう知っていることだと斜に構えていたところがあります。仕事の現場でもプロジェクト管理という言葉はよく出てくるからです。しかし、実際はかなり異なりました。根本的な違いは、

管理対象が自分(個人)であるかチームであるか

です。

私のようになんらかの形でチームマネジメントに関わる現場にいる人が目にするプロジェクト管理とセルフマネジメントで言われるプロジェクト管理はかなり意味が違うのです。

チームマネジメントにおけるプロジェクト管理とは

私は特定のゴールに対しチームをマネジメントすることをプロジェクト管理だと考えていました。

プロジェクトマネジメントとは【project management】（PM） – 意味/解説/説明/定義 ： IT用語辞典
IT関連ではよく出てくる言葉です

私の中でプロジェクトとは、

• チームで実施するもの
• お金あるいは、それにつながる利益を明確に生み出すもの

という明確な縛りがあったからです。

チームマネジメントにおけるプロジェクト管理手法には、予算管理の手法や品質管理の手法などに加え、会議の仕方、メンバーとのコミュニケーションの取り方など様々なものを含みます。

なのでタスク管理を実践されている方のプロジェクト管理という言葉もしばらくは正しく理解できませんでした。

しかし、タスク管理の勉強会でいわれるプロジェクト管理という言葉

なにか違う

しばらくの間この違和感を整理できず、モヤモヤしていました。

第4回タスクセラピーに参加してきました

8月26日にライフハック心理学の佐々木正悟さん(@nokiba)さんが主宰されているタスクセラピーに参加してきました。

8月26日 第４回タスクセラピー　「仕事管理は手帳だけ」からの脱却(東京都)
初心者向けタスク管理勉強会です

このセミナーでは、タスク管理を実践した公私ともうまく回している方の話を伺うことができます。

セミナー中にも頻繁にプロジェクト管理という言葉が出てきます。

このセミナー中、講演者の北真也さん(@beck1240)さんが言われた一言、

自分のペルソナごとにプロジェクトを分けをしている

という話をされていました。

私の違和感を解決してくれるキーワードはここにありました。

自分のリソースを管理する

タスク管理を実践されている方々でのプロジェクト管理は基本的はにはセルマネジメントです。

自分が抱えている複数のジョブに対して、何がどのくらい進んでいるのかを管理することです。これには、収入を得ている仕事以外に、例えばダイエットをする、マラソンの大会に出るといったことも立派なプロジェクトになってきます。

休日はごろごろして寝て過ごすということが多い場合、セルフマネジメントとしてのプロジェクト管理が機能していないということなのだと考えています。

今日のアクション

同じキーワードでも、意味がかなり違うことがあります。私の場合、先入観を取り払うことにくろうしました。タスク管理関係の言葉は、本質は難しくないのですが、とっかかりにくい言葉が多いのでかみ砕いて理解する必要があります。

photo credit: Tijs Zwinkels via photo pin cc  

タスク管理を始めようとするとまずは行動ログを取ることからと言われます。表面上は納得したつもりでしたし、自分の行動のクセを知るのは大事なことだなと考えていました。

しかし、本心では

わかったようでよくわからない

という心の声が鳴り響いていました。

少し前から行動記録を取り始めて、この疑問ついて自分なりに考えまとまり始めたので初心者なりの解釈を書いておくことにします。

予定を昼からだと間違える

休みの日にだらだらしてしまい、結局何もしていないということがよくあります。自由な時間を有効につかうにはどうすればいいのか。

一つの方法として、

適度にタイムプレッシャーを自分にかける

ということがあります。

先週の土曜日は、18時から予定があり、17時には自宅をでなければなりませんでした。

しかし、私はここで大きな勘違いをしてしまいます。

予定は13時からで、12時すぎには家をでないといけない。

12時すぎには家を出ないといけないと考えた私は、週末にやる掃除、洗濯などを午前中のうちに全て済ませてしまいました。

そして、12時前に全部のことを終わらせ、予定を確認して愕然。

18時からだ。。。

ちょっと力が抜けてしまいました。

ですが、この勘違いによって週末のどこかでやればよいタスクをすべて土曜日の午前中に片付けてしまうことができました。

予定がなければいつもまでも手をつけず、夕方くらいに慌てて始めていたかもしれません。掃除など、週末にやらないといけない家事はもともと、土曜日の午前中一杯で片付く量の作業だったのです。

この件で気づいたことは、ダラダラしてしまいそうな日は、一日の中に動かすことのできない予定を入れて、その時間までにやるべきことをこなすようにするということです。

ようするにタイムプレッシャーを自分にかけることです。

タイムプレッシャーの長さはどのくらいがいいのか

タイムプレッシャーは、短かすぎても、長すぎてもNGだと考えています。

短すぎれば、すぐに白旗か自分を過剰に追い込んだ状態になりますし、長すぎるとダラけてしまいます。自分にとっての最適な長さというものがあるはずです。

私がタイムプレッシャーをうまく利用するにはどうすればいいのか。具体的に条件を考えてみました。

行動に具体的な見通しが立っていること

いくら追い詰められても、ゴールイメージが不明瞭な作業は手が動きません。具体的になにをすればいいか分かっている必要があります。部屋の掃除などは掃除するポイントをチェックリスト化すると効率的です。

出来るかややギリギリの作業量であること

着手しようとしている作業に対して、余裕があり過ぎてもなさ過ぎても上手く行きません。ギリギリに出来る時間に少しバッファを見積もるくらいがいいようです。

長時間の集中はできない

タイムプレッシャーをかけると言っても2時間も3時間もかかる作業に集中して取り組むのは無理があり、感覚的な見通しが立ちません。感覚的にギリギリ感を持てないと時間を区切る効果は薄れるのでやはり30分〜1時間くらいが妥当な時間設定のようです

まとめると、

具体的な作業に対して、自分のとっての適度な作業時間を確保していくこと

ですね。

なんだ当たり前のことじゃないかと考えるかもしれませんが、自分にとってのという部分が肝なのだと考えています。

意識しないで社会生活を送っていれば、人に合わせることは多くても、自分にとっての適切な時間を考える機会って案外すくないのではないでしょうか。

行動記録(ログ)の意味

自分にとって適度な長さを知るにはどうしたらよいか。

なぜタスク管理を始めようとした時に行動を記録することが重要なのかをやっと理解出来ました。（以前本やネットで読んでいるかもしれないが覚えていない）

行動ログを取る理由は、作業に対して自分に適したタイムプレッシャーを知るためなのでしょう。

具体的な作業に対する所要時間を、締め切りからではなく、自分の平均遅から算出すれば自ずと自分に適切タイムプレッシャーも見えてくるはずです。

あくまでも自分にとって心地よいデットラインを準備して、時間を有効に使う。そのためには、行動記録が必要ということなのです。

今日のアクション

ひょっとすると、今日の内容はタスク管理している人からすると当たり前のことなのかもしれません。私もなんとなく頭ではわかっていたのですが、土曜日のハプニングのおかげで自分の腑に落ちました。行動記録の重要性を改めて感じています。

photo credit: Βethan via photo pin cc

相変わらすタスク管理をうまく回すための方法を模索しています。

何しろ、これまで全くしていなかったことをするわけなのでそれなりに実践できる工夫が必要だと感じています。

新しい習慣を取り入れるにはタイミングを決める

新しい習慣を生活に取り入れるには、タイミングを決めることが重要です。

例えば、靴をそろえるのが苦手な人は、

部屋に上がる時(タイミング)に

靴をそろえる(行動)

という単純なことを徹底する必要があります。

靴をそろえるタイミングというのは、他にはなく帰宅したその瞬間したありません。一旦家に入ってからというのはあり得ないのです。

私は部屋の片付けがすごく苦手だったので、このことを徹底して行っています。

帰宅してから着替えるまでにタイミングに従った導線を作っています。

1.家についた(タイミング)とき、郵便受けを見る(行動)

2.部屋に上がる(タイミング)とき、靴をそろえる(行動)

3.部屋に入る(タイミング)とき、鞄を所定の位置におく(行動)

4.鞄を置いたあと(タイミング）に、

中から手帳と水筒、携帯を取り出す(行動)

5.洋服を着替えたあと(タイミング)に、洋服を所定の位置に戻す

これらは、意識するしないの関わらず、通常このタイミングがもっとも適切で、他のタイミングであることはありえません。このタイミングでやることをしていなければ、２~3日で部屋が大変な状態になることは目に見えています。

タスク管理のトリガーはどこか？

タスク管理が難しいと感じる最大の理由は、生活の中で開始するタイミングを見つけられないからだと感じています。

その日、あるいは翌日のタスクをどこで組むのか。それにつきると思うのですがこれが定まらないのです。

朝は、眠くて寝過ごしてしまうことが多いですし、帰宅後は疲れていて気力が残っていません。また、明日にしようと翌日に繰り越して同じことを繰り返してしまうのです。

タスク管理の場合、この問題に加えて自分の使うツールはどれなのかという別の問題も混ざってくるので、いよいよわからなくなります。

おそらく一度回るようになれば、次からは苦労なく回るようになるのは予測できるのですが。

トリガーの候補は4つしかない

家で翌日のタスクを組むという前提にたったとき、トリガーの候補は結局４つしかないと考えています。

1.起きてすぐ

2.出かける前

3.帰宅後すぐ

4.寝る前

おそらくこれ意外のタイミングでやろうとしても、習慣として定着しにくいだろうことは、経験上予想がつきます。

しかも、割り当てることのできるエネルギーは上のほうが、大きく下になればなるなるほど疲れて複雑な作業の効率は悪くなります。

これを踏まえると

結論、タスクを組むなら朝一が一番良い

。。。やはりこういう結論がでてしまいます。やはり前回のエントリで書いた、ぐっすり寝て朝にしっかり起きるところからスタートするしかないようです。

今日のアクション

予想通りですが、朝一でタスクを組むというのが、一番合理的だということはうすうす感づいていました。

今度は、タスク管理を始めるための準備について考えてみます。

photo credit: Sebastián-Dario via photo pin cc

ここのところ、タスク管理をしようと試行錯誤を繰り返しています。

私がタスク管理を始める上で困っているのが、

何から手をつけるか

です。

これまでも日記をつけたり、中途半端ながらライフログを取ったりはしていたのですが、いまいちタスク管理とは結びつかないのです。

自己管理の基本は睡眠から

コンスタントにパフォーマンスを出すには、睡眠時間を削ることは妥当ではないと考えています。

一日に6時間半～7時間程度の睡眠時間は確保したいところです。

タスクを管理するといっても、一日にきっちり睡眠時間を確保できなければ、意味がないと考えています。

したがって、一日のうちで最も優先すべきタスクは睡眠であり、他のタスクはここを起点にして構築するべきだと考えています。

睡眠時間を確保するために

では、睡眠時間を確保すれば、それでいいのか？

私はNoだと考えています。

睡眠時間を確保したら、次に睡眠の質を確保する必要があると考えています。

人それぞれだとは思うのですが、私は何も工夫しなければ寝付きがいいほうではありません。寝床についても寝付けず、ダラダラ起きていることがよくあります。

睡眠については、時間を確保するだけでなく、良く寝るための工夫が必要だと考えています。

睡眠の質を確保する方法はいろいろあると思いますが、分りやすいのは運動して体を疲労させることです。

一日平均一時間、運動の時間を確保する必要が出てきます。

睡眠+運動の時間の確保を一日の最優先にする

忙しい日常でなかなか運動+睡眠時間を確実に確保することは難しいですが、タスク管理をする優先順位を決める上では意識する必要があると考えています。

基盤がグラついては、お城は建ちません。

私の場合、理想的な運動時間+睡眠時間は7時間半です。

この段階で一日の使える時間は16時間半になってしまいます。

この中に一日の仕事や雑事を放りこんでいく必要があるのです。

今日のアクション

私は睡眠はきっちりとらないと駄目なようです。

この他、寝る時間を固定にすべきかどうかなど、問題があるのですが、今日はここまでにします。