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仕事をしながらも自分のしたいこともきっちりやりたい。これは簡単そうでいて、体力、精神力ともにかなり使うことです。まして子供がいて、家庭がある人ならなおさらでしょう（私はいませんが）。人の時間の使い方の工夫、特に会社員のポジションの人の時間術というのは案外シェアされていない気がします。
「忙しい」が口ぐせのあなたにワーキングマザーが教える自分の時間が増える３６の時間管理術 (impress QuickBooks)
２児の母であり、外資系企業に勤める現役ワーキングマザーの時間術の本です。
タスク管理は心の疲れを軽くする
著者の保科浩子さん(@hoshinna)さんは、仕事と育児の間でかなり疲弊されていたと著書の冒頭で書かれています。本書では、そんな保科さんがタスク管理を実践することで自分の時間をコントロールし、精神的、体力的余裕を取り戻したそうです。
私は子供もいないので、おそらく時間については圧倒的に保科さんのほうが余裕がありません。そのような状況の中でも、ブログをコンスタントに更新するのはきついなぁと感じることもありますし、イベントの参加した翌日はぐったりして、何をしても手につかない状況になったりします。
特に物理的な時間制約に加え、日々のストレスにより精神力の消耗というのは大きいです。実際保科さんも同じようなことを感じておられたようで、本書ではそれらを軽減するためのタスク管理の技術が多く紹介されています。
インプットに巻き込まれない
私が仕事でいっぱいいっぱいになっていると感じていた時は、人に振り回されている感覚が強かったと思います。仕事が来るのはメールや電話で、それによって振り回されていた感じがあります。自分の時間を使っているのではなく、他の人にひっかき回されている感じでした。以前は、一日中メールを見ていたのです。メールを見ては対応して、メールを見ては対応しての連続でした。受動的なのです。
仕事での時間管理をする上で最も時間が読みづらくなるものは、インプットの時間だと感じています。本書では、メールに限定されていますが、私の場合人に対して話している時間はアウトプット、人の話を聴いている時間はインプットの時間と意識付けをするようにいます。
打ち合わせで説明や段取りが苦手なタイプの人と仕事をすれば必然的に、１日の作業の中で受動的な時間が増えていきます。この時間は自分でコントールできない要素が多いですし、結果ストレスも溜まります。
１日の作業の中でインプットとアウトプットの割合を見直し、意識するだけでも時間管理に対する感覚が変わってきます。
全ては記録から始まる
仕事で、プロジェクトが終わった時に、プロジェクトメンバーでLessons & Learnedをまとめていました。そのプロジェクトでよかったこと、悪かったこと、今後に生かすことができる教訓をまとめます。プロジェクトの成果を所属組織全体で共有していました。うまくいったことは、ベストプラクティスとして、次のプロジェクトでも流用できるように、うまくいかなかったことは、次には別の方法をとるようにします。他の人の経験、知恵を共有することができるナレッジマネジメントの方法です。個人や個々のプロジェクトの成果を組織全体に活用することができます。
仕事以外の自分のプロジェクトでも、Lessons & Learnedをまとめておくと次回に生かすことができます。私は、自分のプロジェクトでも、プロジェクト終了時には、まとめておくようにしています。例えば、子どもの誕生日会というプロジェクトが終わった時の、うまくできたこと、もっとこうすればよかったということをまとめてあります。これは、次回、誕生日会をやる時、招かれる時に参照すれば、参考になります。よかった点は、そのまま踏襲して、よくなかった点は、他の方法をとるようにします。
私は長らく自分のチームはPDCA(PLAN,DO,CHECK.ACTION)ができていないと嘆いていました。そもそもプランを作ったあとに振り返りをきちんとしていないじゃないかと。これは大きな勘違いです。
チームにしろ、個人にしろPDCAが回っていない原因は大抵記録が残っていないからです。チームマネジメントがまわっていない場合大体、そもそもプランを立てた段階で破綻しています。その意味ではそもそもPDCAという言葉そのものに誤解を招く要素があります。
厳密にはLPDCA(LOG,PLAN,DO,CHECK,ACTION)なのです。
今日のアクション
著者は現役ワーキングマザーで、セミナー講師、さらに執筆までこなされています。正直、以前からどんな時間管理を行っているのかもの凄く気になっていました。今回この本は時間管理に悩む全てのビジネスパーソンに参考になる内容です。
子どもの成長は、記録するからこそ、よく分かります。私が生活の詳細な記録を初めてとったのは、息子を産んだ時の育児日記です。24時間単位で、授乳、睡眠、排せつの記録を書きました。体重も頻繁に量っていました。赤ちゃんにとっては、ちゃんと授乳できて体重が増えているかというのは大変重要なことだからです。
子供の記録が自分の成長にもつながる。素晴らしいですね。
保科浩子 インプレスコミュニケーションズ 2013-03-19
