Year: 2012

タスク管理をしている方の中には、7つの習慣的にミッションを決めて進めているトップダウン型の方と日々のルーチンをとにかくストレスなくこなすことに重きを置いたボトムアップ型の方がいます。私はというと、

 

ミッション作って、長期的な目標に邁進するのってかっこいい

 

と思いつつも、

 

そんなミッションとよべるようなもの見つからないよ

 

という立ち位置で今のところボトムアップ型のタスク管理を行っています(まだまだ回し切れていませんが)。

タスク管理を考える上で、自分がトップダウンよりかボトムアップよりかと考えるのは凄く大事だと感じるので考察してみます。

 

トップダウン型タスク管理のメリット･デメリット

 

なんと言っても、直感的に分りやすいです。

 

ミッションを決めて5年10年で目標を立てていくことにPDCAを回していくので、明確に実現したいことがある場合は有効な手法だと言えます。

一方で、世の中の変化や自分の変化にどう折り合いをつけていくかが課題だと考えています。私には自分が長年目標だと考えていたことが実はそれほど興味がなかったという経験があります。好きな人が振り向いてくれた途端に冷めたという話がありますが、まさにあれです。

目標を追いかけること自体が楽しくなって、目標の内容自体はそれほどでもないということはあり得るます。

もう一つは私自身は、トップダウンでものを考えてしまうと、自分を過剰に追い詰めてしまうことがよくあります。目標が達成できないというときに自分を責めてしまうのです。完璧主義的な傾向が強い人はトップダウン型のタスク管理がストレスになるのではないでしょうか。

 

ボトムアップ型タスク管理のメリット･デメリット

 

私が自分のことをボトムアップ型だといっているのは、自分を追い込まないようにするためです。

 

今大きな目標はないけれど、規律のある生活を送って、ストレスフリーに暮らしたいとか、自分の軸を見いだしたいとかいう人にはいいと思います。

大きな目標がこれといってなくても始められることが最大のメリットです。

 

一方でボトムアップ型のほうが、始めるために必要なタスク管理のスキルの水準が高いと感じています。これといった具体的なゴール設定がない状態からスタートするので、ログを一つ取るにしても基準がありません。極端な話、気がついたものは全部ログを取りまくる必要が出てきます。これはこれまでタスク管理とか、ライフログとかしていなかった人にはかなりのハードルです。これができるようになるだけで時間がかかります。

 

今日のアクション

 

と今日のエントリは比較してみるだけです。どちらがいいとかそういう結論はありません。当たり前ですが、自分にあったやり方を探すしかないです。

日々の生活の中で、やりたいこと、やらなければならないことが増えすぎてしまった場合、何から手をつけていいかわからなくなって、結局何もしないということがあります。こういう状態が好ましくないので、タスク管理を生活に取り入れようとしています。

そもそもなぜこんな状態になるのか突き詰めると

 

何をどこに記録してあるかわからなくなる

 

という問題にたどり着きます。

仕事や生活にGTD的なタスク管理を取り入れようとした場合、かならずその情報は何かということを分類する必要があります。私の現在、

 

自分に飛び込んで来る情報の分類と保管場所を明確にする

 

ことに着手しています。

 

振込を忘れそうになる

 

先日銀行口座の引き落とし日の前日まで振込を忘れているということがあってかなり焦りました。前日で気付いたのでよかったのですが、かなりヒヤッとしました。

口座振込自体は毎月のことなので、これまで忘れるということはなかったのですが、今月はいろいろとイレギュラーなイベントと重なり、結局前日まで放置という事態になりました。

毎月当たり前のようにしていることのほうが、一旦生活のリズムが崩れると一気にど忘れしてしまうものだです。

こういうときこそ、この情報はここに戻れば必ずあるという状態を作っておく必要があると痛感しました。

この問題を解決するには何の情報をどこに置くかをハッキリさせて置く必要があるのです。事故が発生する前にこのことを整理しておくことに決めました。

 

抑えたい情報を分類する

 

大事なことを忘れてしまわないように、日常生活で抑えておきたい情報を分類して見ました。

 

1.スケジュール

 

決まった時間のアポイントメントです。人と遊びに出かける。病院にいくなどはここに入ります。手帳に書き込んだりすることはこれが多くなることが多いのではないでしょうか。レギュラーな場合を除き、なかなか時間を動かすことができません。

 

2.メモ

 

ブログを書いていることもあり、思いついたこと、気づいたことなど、ひらめいた瞬間に残して起きたいものはすべてメモを取るようにしています。

 

3.ログ

 

日記や、作業記録、写真などはログに入ります。疲労度合いや睡眠時間など自分のバイオリズムを把握したり、スケジュールを組むような場合、ログがベースとなります。

その他イライラしたときや、気分の良いときなども記録して自分の波を探るようにしています。

 

4.タスク(ToDo)

 

作業に対してまとまった時間が必要なもので、どちらかと言えば管理対象としなければ、忘れてしまったり、惰性で先送りしてしまいがちなものです。

何をどこから手をつけてよいか分らない状態は、ここの管理がうまくいっていないからです。どこかでやらないといけない、やりたいと思っているがなんらかの理由で着手できていないもの行動のことです。

 

5.ルーチンタスク

 

4と似ていますが、基本毎日しなければいけないタスクで、短時間で片付けることができ、できればほぼ無意識に確実に漏れなく終わらせてしまいことです。

例えば、帰宅時に靴を揃えること、作業が終わったら机を片付けることなどはこれに該当します。

 

タスク管理を始めるトリガーはどこなのかを考えてみた | モンハコ
くわしくはこちらで

 

上記のうち、メモは、情報としての分類が実はかなり難しいです。あとで見返すとそれがタスクになったり、スケジュールに変わったりすることも多いからです。どのタイミングで見返すかによっても重要になってきます。

 

情報の保管場所を決める

 

これらの情報の分類ができたら次はそれぞれの保管場所を決めて、かならずそこに戻るを徹底する必要があります。私の場合今のところ、

 

• スケジュールはほぼ日カズン(googleカレンダーで一元管理が理想なのですが、記録するのが面倒になります)。
• メモはEvernote(iphoneからSmartEverで思いついたときにその場で書いています)。
• ログは睡眠記録や、読書記録、毎日の日記はEvernote。作業記録はTaskchuteを試行錯誤中。
• タスクはウイッシュリストとして、Tooldeldo。具体的な実行計画としてTaskChute。
• ルーチンタスクは、チェックリストアプリ(CheckEver)

 

をそれぞれ利用しています。

 

まだ、100%回しきっていない部分もありますが、だいぶ整理がついてきました。

 

今日のアクション

 

上記の情報の整理がある程度できたとしても、まだ何から手つけていいかわからないことがあります。この場合は、情報を見返すことがうまくいっていないことが多い気がします。

 

何から手をつけていいかわからないという状態は、メモとタスクがごちゃごちゃになっているケースが多いです。レビューでこの辺を軌道修正する必要があるのですが。。。

この辺どう整理するかは現在研究中です。続きは次回

タスク管理を勉強していると、プロジェクト管理という言葉も合わせてよく出てきます。

 

タスク管理を勉強し始めたころ、プロジェクト管理と聞いてそれはもう知っていることだと斜に構えていたところがあります。仕事の現場でもプロジェクト管理という言葉はよく出てくるからです。しかし、実際はかなり異なりました。根本的な違いは、

 

管理対象が自分(個人)であるかチームであるか

 

です。

私のようになんらかの形でチームマネジメントに関わる現場にいる人が目にするプロジェクト管理とセルフマネジメントで言われるプロジェクト管理はかなり意味が違うのです。

 

チームマネジメントにおけるプロジェクト管理とは

 

私は特定のゴールに対しチームをマネジメントすることをプロジェクト管理だと考えていました。

 

プロジェクトマネジメントとは【project management】（PM） – 意味/解説/説明/定義 ： IT用語辞典
IT関連ではよく出てくる言葉です

 

私の中でプロジェクトとは、

• チームで実施するもの
• お金あるいは、それにつながる利益を明確に生み出すもの

という明確な縛りがあったからです。

チームマネジメントにおけるプロジェクト管理手法には、予算管理の手法や品質管理の手法などに加え、会議の仕方、メンバーとのコミュニケーションの取り方など様々なものを含みます。

なのでタスク管理を実践されている方のプロジェクト管理という言葉もしばらくは正しく理解できませんでした。

 

しかし、タスク管理の勉強会でいわれるプロジェクト管理という言葉

 

なにか違う

 

しばらくの間この違和感を整理できず、モヤモヤしていました。

 

第4回タスクセラピーに参加してきました

 

8月26日にライフハック心理学の佐々木正悟さん(@nokiba)さんが主宰されているタスクセラピーに参加してきました。

 

8月26日 第４回タスクセラピー　「仕事管理は手帳だけ」からの脱却(東京都)
初心者向けタスク管理勉強会です

 

このセミナーでは、タスク管理を実践した公私ともうまく回している方の話を伺うことができます。

セミナー中にも頻繁にプロジェクト管理という言葉が出てきます。

 

このセミナー中、講演者の北真也さん(@beck1240)さんが言われた一言、

 

自分のペルソナごとにプロジェクトを分けをしている

 

という話をされていました。

 

私の違和感を解決してくれるキーワードはここにありました。

 

 

自分のリソースを管理する

 

タスク管理を実践されている方々でのプロジェクト管理は基本的はにはセルマネジメントです。

 

自分が抱えている複数のジョブに対して、何がどのくらい進んでいるのかを管理することです。これには、収入を得ている仕事以外に、例えばダイエットをする、マラソンの大会に出るといったことも立派なプロジェクトになってきます。

 

休日はごろごろして寝て過ごすということが多い場合、セルフマネジメントとしてのプロジェクト管理が機能していないということなのだと考えています。

 

今日のアクション

 

同じキーワードでも、意味がかなり違うことがあります。私の場合、先入観を取り払うことにくろうしました。タスク管理関係の言葉は、本質は難しくないのですが、とっかかりにくい言葉が多いのでかみ砕いて理解する必要があります。