タスク管理が定着しない理由〜管理する粒度が決まらない

photo credit: Rishi S via photopin cc

 

タスクをどの程度細かく管理するか困っています。タスク管理が生活の一部のとけこみにくい理由に粒度をきめられないということがあると感じています。

 

日々の小さなことまで管理するのは手間です。かといって大まかに管理し過ぎるといざというときに痛い目をみます。今日はこのあたり考えてみます。

 

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「髭を剃る」はタスクとして管理するか？

 

今朝髭をを剃るのを忘れて出掛けました。気づいたのは家を出たあとです。私は髭は濃いほうではないので、一日くらいでは困らないのですが、忘れてしまったことが問題です。そもそも髭を剃るをタスクとして管理すべきなのでしょうか。

 

タスクリストとチェックリストの間

 

私は動作が数アクションでこなせるような行動は基本的にタスクとして管理していません。例えば、

靴を揃える
帰宅前に机をクリアにする
帰宅後に服をしまう

などなどです。

これらのことはチェックリストで処理します。

タスク管理の基本は出来る限り小さく分解することなのですが、私にとってこれらのことはタスクに取り掛かる前の地ならしとして処理したいことです。

一方で、髭を剃る、歯を磨くなど毎日必須だけど、タスクとして管理するか微妙なラインのアイテムがあります。髭を剃るに、歯を磨くにしろ、少なくとも分単位での時間はかかります。ところが行動の取り掛かりとしては無意識に始めることが多いのです。ほぼ無意識あるいはそれに近い状態で始めるわりに時間を要し、かつほぼ毎日のタスクは管理するしないの境界線をフラフラしています。

そして、ときどき今日のようなことが起こります。特に一日くらいなら髭を剃り忘れても目立たないので、何かトラブル(例えば寝坊)のような状況になるとこれらのことは頭の外に行ってしまうのです。

 

そして崩壊が始まる

 

このような状況になるとだいたい一旦反省し、タスクの粒度の調整に入ります。たとえば、今日のケースの場合朝のタスクとして髭を剃るをタスクリストに追加します。

ところがこの手のタスクは、毎日忘れるということはあり得ません。さすがに2日も3日も髭を剃り忘れるということは少なくとも今までありません。そうすると安心してしまい、タスクの処理状況を記録をするのが面倒になります。結果、タスクリストに空白あるいは放置状態のものが生まれます。一つ空白が生まれると、急速にモチベーションが下がり、芋づる式に他のタスクに派生して行き、タスク管理の崩壊が始まります。

崩れるところまで崩れると、粒度を荒くしてやり直そうとするので、このエントリの冒頭の状態に戻るのです。だいたいこの状態のときは公私ともに切迫しているかダラけています。このサイクルを数週間ずつくらいで繰り返して結局タスク管理が定着していないのです。

 

今日のアクション

 

どうすればタスク管理ができるという観点の話題もいいですが、たまにはなぜタスク管理が回らないのかも書いてみることにします。面倒くさいで片付かない問題もありそうなので。

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