Site icon 問題の8割はコミュニケーション

何が何だかわからないときは情報の分類と保管場所を決める

和田稔

日々の生活の中で、やりたいこと、やらなければならないことが増えすぎてしまった場合、何から手をつけていいかわからなくなって、結局何もしないということがあります。こういう状態が好ましくないので、タスク管理を生活に取り入れようとしています。

そもそもなぜこんな状態になるのか突き詰めると

 

何をどこに記録してあるかわからなくなる

 

という問題にたどり着きます。

仕事や生活にGTD的なタスク管理を取り入れようとした場合、かならずその情報は何かということを分類する必要があります。私の現在、

 

自分に飛び込んで来る情報の分類と保管場所を明確にする

 

ことに着手しています。

 

スポンサーリンク

振込を忘れそうになる

 

先日銀行口座の引き落とし日の前日まで振込を忘れているということがあってかなり焦りました。前日で気付いたのでよかったのですが、かなりヒヤッとしました。

口座振込自体は毎月のことなので、これまで忘れるということはなかったのですが、今月はいろいろとイレギュラーなイベントと重なり、結局前日まで放置という事態になりました。

毎月当たり前のようにしていることのほうが、一旦生活のリズムが崩れると一気にど忘れしてしまうものだです。

こういうときこそ、この情報はここに戻れば必ずあるという状態を作っておく必要があると痛感しました。

この問題を解決するには何の情報をどこに置くかをハッキリさせて置く必要があるのです。事故が発生する前にこのことを整理しておくことに決めました。

 

抑えたい情報を分類する

 

大事なことを忘れてしまわないように、日常生活で抑えておきたい情報を分類して見ました。

 

1.スケジュール

 

決まった時間のアポイントメントです。人と遊びに出かける。病院にいくなどはここに入ります。手帳に書き込んだりすることはこれが多くなることが多いのではないでしょうか。レギュラーな場合を除き、なかなか時間を動かすことができません。

 

2.メモ

 

ブログを書いていることもあり、思いついたこと、気づいたことなど、ひらめいた瞬間に残して起きたいものはすべてメモを取るようにしています。

 

3.ログ

 

日記や、作業記録、写真などはログに入ります。疲労度合いや睡眠時間など自分のバイオリズムを把握したり、スケジュールを組むような場合、ログがベースとなります。

その他イライラしたときや、気分の良いときなども記録して自分の波を探るようにしています。

 

4.タスク(ToDo)

 

作業に対してまとまった時間が必要なもので、どちらかと言えば管理対象としなければ、忘れてしまったり、惰性で先送りしてしまいがちなものです。

何をどこから手をつけてよいか分らない状態は、ここの管理がうまくいっていないからです。どこかでやらないといけない、やりたいと思っているがなんらかの理由で着手できていないもの行動のことです。

 

5.ルーチンタスク

 

4と似ていますが、基本毎日しなければいけないタスクで、短時間で片付けることができ、できればほぼ無意識に確実に漏れなく終わらせてしまいことです。

例えば、帰宅時に靴を揃えること、作業が終わったら机を片付けることなどはこれに該当します。

 

タスク管理を始めるトリガーはどこなのかを考えてみた | モンハコ
くわしくはこちらで

 

上記のうち、メモは、情報としての分類が実はかなり難しいです。あとで見返すとそれがタスクになったり、スケジュールに変わったりすることも多いからです。どのタイミングで見返すかによっても重要になってきます。

 

情報の保管場所を決める

 

これらの情報の分類ができたら次はそれぞれの保管場所を決めて、かならずそこに戻るを徹底する必要があります。私の場合今のところ、

 

 

をそれぞれ利用しています。

 

まだ、100%回しきっていない部分もありますが、だいぶ整理がついてきました。

 

今日のアクション

 

上記の情報の整理がある程度できたとしても、まだ何から手つけていいかわからないことがあります。この場合は、情報を見返すことがうまくいっていないことが多い気がします。

 

何から手をつけていいかわからないという状態は、メモとタスクがごちゃごちゃになっているケースが多いです。レビューでこの辺を軌道修正する必要があるのですが。。。

この辺どう整理するかは現在研究中です。続きは次回

Comments

comments

Exit mobile version